Terminbuchung mit Mautic: Calendly-Alternative mit Kampagnen

Beschreibung

Calendly und Co. sind bequem, aber die Buchungen landen in einem fremden System und kommen in Mautic nur als E-Mail-Adresse an. Mit dem selbst gehosteten Terminplaner OpenCalendar und dem Mautic-Plugin „Jotaworks Termine“ wird jede Buchung, Verschiebung und Absage sofort ein Teil des Mautic-Kontakts. Kampagnen reagieren in Echtzeit darauf, Segmente filtern nach Terminen, und die Erinnerungen kommen im eigenen Mautic-Design.

Gelöste Probleme

Verwendete Mittel und Anforderungen

Der Open-Source-Terminplaner OpenCalendar (selbst gehostet), das Mautic-Plugin „Jotaworks Termine“ und ein Kalender des Beraters: Nextcloud/CalDAV, Google oder Microsoft 365.

Beispiel-Umsetzung

Starten Sie die Demo, buchen Sie einen Termin und sehen Sie live, was in Mautic passiert: Kontakt, Termin, Tags, Kampagnenschritte und die E-Mails. Danach können Sie den Termin über den Link verschieben oder absagen und zusehen, wie Mautic auch darauf reagiert.

Mautic Demo: Termin buchen und live zusehen

Der Terminplaner ist mit einem Nextcloud-Kalender verbunden: Belegte Zeiten (hier die Mittagspause) werden nicht angeboten, und jede Buchung erscheint dort als Kalendereintrag.

1. Demo starten

Die Demo arbeitet mit einer zufälligen Demo-Adresse. Es geht keine echte E-Mail raus: Alle Mails landen in unserem Test-Postfach und werden unten angezeigt. Demo-Daten löschen wir nach 24 Stunden.

Ihre Demo-Adresse:

2. Termin buchen

Name und E-Mail sind bereits ausgefüllt, bitte die Demo-Adresse nicht ändern. Die Mittagspause (12–13 Uhr) im verbundenen Kalender ist automatisch blockiert.

3. Was in Mautic passiert ist

Kontakt in MauticWartet auf die Buchung …
Termin am KontaktNoch kein Termin.
Tags und Segmente–
Kampagne „DEMO // Terminbuchung“Noch kein Schritt ausgelöst.
E-MailsNoch keine Mail. Mails werden innerhalb von etwa einer Minute zugestellt.

4. Der Eintrag im Kalender des Beraters

Der Terminplaner schreibt jede Buchung in den verbundenen Nextcloud-Kalender und prüft ihn auf belegte Zeiten. Das ist die öffentliche Ansicht dieses Demo-Kalenders.

Erklärungen - Was passiert hier?

Der Klick auf „Demo starten“ schickt ein verstecktes Mautic-Formular mit Ihrer Demo-Adresse ab. Damit steht der Kontakt bereits in der Kampagne „DEMO // Terminbuchung“.

Das Buchungs-Widget meldet die Buchung per JavaScript an diese Seite, die das Formular erneut abschickt. So wird die Buchung dem Kontakt zugeordnet, den Mautic auf dieser Seite schon verfolgt (sofern Sie dem Tracking zugestimmt haben).

Parallel schickt der Terminplaner einen signierten Webhook an Mautic. Das Plugin speichert den Termin in einer eigenen Tabelle, spiegelt den nächsten Termin in Kontaktfelder und löst die Kampagnen-Entscheidung „Termin-Ereignis“ sofort aus. Die Kampagne verschickt daraufhin die Bestätigung, bei einer Absage die Absagemail.

Einbinden lässt sich das Widget mit zwei Zeilen:

				
					<div id="booking"></div>
<script src="https://termine.ihre-domain.de/embed.js"></script>
<script>
  OpenCalendar.inline({ calLink: "berater/erstgespraech", elementOrSelector: "#booking" });
</script>

Die Umsetzung

OpenCalendar als eigene Instanz pro Kunde betreiben (Docker, eigene Subdomain, deutsche Oberfläche).
Das Plugin „Jotaworks Termine“ in Mautic 7 installieren und den Webhook des Terminplaners darauf richten.
Das Paket „Terminbuchung“ anlegen: Kontaktfelder, verstecktes Formular, Segmente, Erinnerungsmail und Kampagne.
Das Widget auf der Website einbetten. Ein kleines Skript schickt nach jeder Buchung das versteckte Formular ab.
Kampagnen bauen: Bestätigung, Erinnerung am Vortag, Nachfass nach dem Termin, No-Show-Strecke.

Weitere Demos

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